Hur du planerar dina arbetsdagar som fotograf

Jag kommer här dela med mig av hur jag lägger upp mina dagar för att hjälpa dig i hur du planerar dina arbetsdagar som fotograf! Kanske det kan inspirera dig till att få mer struktur, få mer tid över till annat eller bara få en inblick på hur en annan fotograf lägger upp sina jobbdagar!

Foto: Kajsa Charlotta Studios

Jag själv har bara kört detta arbetssätt en kort period så det krävs absolut en utvärdering längre fram. Bara på denna korta tid har jag märkt saker som fungerar bättre/sämre och har redan gjort förändringar från mitt första grundupplägg!

När jag gick från att jobba deltid med mitt företag som fotograf till att istället köra det på heltid (i September 2022) började jag med att se över planeringen och strukturen av mina arbetsdagar. Att bara kunna sätta mig ner med det, titta på alla olika delar i mitt företag och ta mig TIDEN till att göra en plan – guld för en sån som mig som älskar allt med struktur och att organisera!

 

HUR JAG GJORDE NÄR JAG JOBBADE DELTID

Tidigare hade jag mest jobbat utefter en prio-lista. Helt enkelt att bara få klart det som var mest prio och hade ständigt känslan att det var MASSOR att göra tack vare den långa listan. Som exempelvis: redigering, jobba utefter deadlines, svara på förfrågningar, bokföring, admin. Men nu kunde jag istället lägga fram ALLT som rör att vara egenföretagare. Allt det där jag velat ta mig tiden för men inte haft just TID för. Det var en av de övervägande sakerna för att jag valde att satsa fullt ut på företaget nu, att jag kände att tiden inte räckte till för allt det där.

 

OLIKA SÄSONGER SOM FOTOGRAF

Tänk också på att som fotograf kan det vara olika mycket jobb med olika delar under året. Det går periodvis och ibland är det fullt fokus på redigering och efterarbete, under lågsäsong är det mer tid för att göra saker on the back end (som hemsida, marknadsföring osv). Ett grundupplägg är inte något du alltid kan följa utan den kommer behöva justeras (framför allt om du jobbar som bröllopsfotograf som har en väldigt tydlig hög- och lågsäsong). Men hela grejen med att ha ett grundupplägg att utgå ifrån, är för att just lättare behålla fokus, vara mer effektiv och framför allt få gjort de saker som annars prioriteras bort! Dessa planeringar jag gjort sen jag startade har varit utifrån mer lågsäsong och fokus på ett nytt projekt. Under högsäsong kommer det garanterat se annorlunda ut.

HUR JAG PLANERADE MINA ARBETSDAGAR FRÅN BÖRJAN

Det första jag gjorde gällande planeringen av mina arbetsdagar var att skriva upp ALLA underkategorier och små-to-do’s inom varje del i företaget. Just för att få en bättre helhetsinsyn på vad jag behövde få med i grundupplägget.

Exempel på delar för Marknadsföring:
-Instagram (planering, skriva texter, spela in reels, publicering m.m)
-Hemsidan (uppdatera med nya bilder, uppdatera design, optimera mobilversion m.m)
-SEO (nyckelordsanalys, optimera texter, planera blogginlägg m.m)
-Pinterest (nyckelordsanalys, planering, skapa bilder m.m)

Jag tittade på hur mycket tid jag ville/kunde lägga på de olika delarna.
Exempelvis;
-hur ofta ska jag blogga?
-hur mycket tid behöver jag lägga på bokföring?
-hur stor del tar redigeringen?

Det kan vara svårt att bedöma men jag tänkte att jag måste börja någonstans och får i så fall bara justera grundplanen senare!

FÖRSTA GRUNDUPPLÄGGET
Såhär såg mitt första grundupplägg ut:

TIPS! I kalendern kan du enkelt klicka ur de kalendrar du vill/inte vill se. Exempelvis har jag och min sambo flera delade kalendrar mellan oss för att få ihop livspusslet. När jag ska se över planeringen tittar jag endast på just min jobb-kalender. Annars blir det lätt rörigt med massor av grejer som överlappar vartannat.

Jag har sen några år tillbaka lagt upp dagarna i block, just för att jobba mer effektivt. Det tycker jag har fungerat superbra för mig så jag ville fortsätta med det!

Här var upplägget lite utefter hur jag gjort när jag jobbade deltid, men att jag fyllt ut med mer tid för de olika blocken och sen resten av dagarna med det jag inte annars hunnit med så mycket som jag egentligen har velat. Jag insåg också att eftersom jag var mitt uppe i all redigering från högsäsongen skulle jag under en period behöva lägga betydligt mycket mer tid på just redigeringen av alla fotograferingar.

Så jag tog fram en ny vecka i min kalender och började fördela ut de olika ämnena under veckan. Jag gjorde också först olika kalendrar för att ha olika färgmarkeringar på de olika ämnena. Exempelvis la jag saker som ekonomi, statistik, redigering m.m på förmiddagarna för då vet jag att jag har mest energi och den typ av jobb känns lättare. Under eftermiddagarna la jag istället in marknadsföring, fixa med hemsidan m.m som jag vet jag inte känner är lika “tung-arbetat”.

 

HUR JAG PLANERAR MINA ARBETSDAGAR NU

Såhär ser mitt grundupplägg ut nu:

Jag märkte ganska fort att måndagar inte var optimala dagen för mig att göra batch-jobb för marknadsföring. På måndagar var jag mer inne i planering-och admin-mode och där behövdes utrymme för att få gjort saker som kanske dykt upp under helgen eller mer kundrelaterat. Batch-jobb för marknadsföring flyttade jag istället till fredagar när jag har lite mer fredags-feeling.

Under hösten har det varit väldigt intensiv period med redigering och allmänt ta-tag-i-allt-kring-att-köra-heltid. Så vissa saker som fått lägre prio (som jobb on the back end med hemsida, SEO och egna projekt) har istället blivit redigeringstid! Jag har också jobbat betydligt längre dagar än jag planerat för och egentligen vill, men för att just få ihop alla deadlines. Så vissa dagar har jag börjat vid 7.00 istället och andra dagar har jag suttit och jobbat till 19.00.

Detta är inte till för att följas till punkt och pricka varje dag exakt på minuten. Det är inte meningen att det ska låsa fast mig på något vis. Utan för mig är det för att ha en grund att utgå från och för att lättare hålla fokus på det jag har att göra i hela företaget.

 

HUR DU PLANERAR DINA ARBETSDAGAR SOM FOTOGAF

PLANERA VECKAN

På måndag morgon tar jag mig tiden till att just se över veckan som kommer och fyller i detta i min bullet journal. Jag tittar på saker som är inbokat sedan tidigare, om något dykt upp under helgen och om det är någon speciell deadline.

Jag kollar Asana (verktyget jag använder för allt kundrelaterat och planering i företaget), kalendern och min Braindump-lista i anteckningar. Braindump-listan har jag för att skriva upp saker jag kommer på om jag är på språng eller när det dyker upp tankar som “JUST DET! Det måste jag fixa imorgon eller nästa vecka!”.

Det jag sen skriver in i min bullet journal i veckoplaneringen är:
-Bokade möten/bokningar sen tidigare
-Eventuella möten/bokningar som dykt upp under helgen
-Eventuella noteringar jag har från min Braindump-lista
-Justerar om i grundupplägget (exempelvis är det mycket deadlines på gallerier till kunder den veckan så kortar jag ner eller tar bort något annat block för att få mer tid till redigering).
-Skriver ut eventuella to do’s för de olika dagarna

PLANERA DAGEN

På morgonen innan jag tar mig an några arbetsuppgifter kollar jag på det jag skrivit ner från dagen innan, grejer som jag kanske inte hann med eller något nytt som dykt upp.

Utefter Asana, kalendern och min Braindump-lista skriver jag upp mina To Do’s för dagen i min bullet journal. Jag älskar att skriva för hand och kunna bocka av, men detta kan ju såklart likväl göras digitalt!

PLANERA DAGEN I BLOCK
Utefter mina To Do’s planerar jag upp dagen i olika block utefter hur lång tid jag beräknar att det tar eller hur mycket tid jag kan lägga på just den delen den dagen.

Dessa delar tittar jag på när jag planerar upp dagen:
-Vilka ämnen ska jag fokusera på idag (kollar i kalendern)
-Är det några deadlines eller annat viktigt (kollar i Asana)
-Är det något annat som dykt upp som behöver läggas in (kollar i Braindump-listan)

I planeringen av mina dagar lägger jag också alltid in:
-Paus på förmiddagen för frukost och för att sträcka på kroppen
-Lunchpromenad + Äta lunch
-Paus på eftermiddagen för att sträcka på kroppen

I text kan detta säkert se ut att ta väldigt lång tid att sitta med varje dag. Men det gör det verkligen inte! Jag tar kanske 10-15 minuter det första jag gör på dagen för detta. Men för mig är det mer värt för att ha en plan och vara mer effektiv när jag väl jobbar.

 

UTVÄRDERING

Detta arbetssätt funkar väldigt bra för mig som det är just nu! För att skapa rutiner, ha tydliga arbetstider, få tid för annat i min vardag som träning, hobbys, träffa vänner och familj. Hade jag inte lagt upp ett grundupplägg för mina dagar vet jag att jag hade känt mig mer stressad, som att jag inte hade koll på läget och hade lätt kunnat hamna i den onda spiralen jag varit i förr när jag jobbade konstant.

Jag har tidigare delat med mig av SEO-tips för fotografer men kommer framöver dela med mig av mer kring att jobba som fotograf och att få bättre struktur!

 

Hur planerar du dina arbetsdagar som fotograf? Hur gör du med upplägget av dina dagar och veckor? Har du någon struktur för det eller går du mer på känsla? Är jättenyfiken på att höra hur du gör!